Comparação de documentos: como o GED pode te ajudar?

Comparação de documentos: como o GED pode te ajudar?
Edison Fernandes
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A gestão de documentos eletrônicos é essencial para o funcionamento regular de qualquer negócio. Por isso, antes de adotar infraestruturas tecnológicas para o seu escritório, observe se o sistema usado é capaz de realizar uma comparação de documentos de qualidade, evitando prejuízos no fluxo de trabalho.

Essa questão é muito importante quando se trata do segmento jurídico, pois qualquer falha pode acarretar a perda de prazos ou erros processuais e, consequentemente, gerar insatisfação nos clientes. Para elevar a eficiência na comparação de arquivos, invista em um excelente Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED no seu ambiente de trabalho.

Continue acompanhando o post para entender como funciona essa ferramenta, quais são suas principais características e vantagens em relação ao método comum de comparar documentos.

O que é GED?

Consiste em um software especializado na gestão de arquivos de diversos formatos — vídeos, planilhas, textos, imagens ou sons. O aplicativo possibilita ao usuário armazenar, controlar e compartilhar esses documentos por uma navegação rápida e objetiva, precisando apenas de conexão com a internet e de um servidor nuvem — que permite acesso de qualquer localidade.

O programa também permite que você converta mídias e papéis físicos para uma dimensão completamente digital, sem haver perda na qualidade. O GED surge como uma solução para os diversos problemas na gestão eletrônica, inclusive na comparação de documentos.

Como essa ferramenta ajuda na comparação de documentos?

Diferentemente de outros softwares genéricos, criados apenas para uma produção de texto casual, o programa em tela possui tecnologias inovadoras desenvolvidas especialmente para garantir a padronização e a integridade dos arquivos. A seguir, confira uma breve explicação sobre as ferramentas mais úteis presentes no aplicativo:

  • capture: recupera e transforma dados da empresa, integrando-os com o sistema;
  • COLD: gravação automática e com baixos custos dos arquivos ao disco óptico do sistema;
  • document imaging: consiste na conversão do arquivo físico para o digital;
  • document management: inclui a gestão, aprovação, remoção, alteração e demais atos de controle de dados;
  • form processing: identifica e distingue automaticamente as informações coletadas pelos usuários, organizando-os de forma padronizada para economizar tempo e evitar erros;
  • records and information management: gerencia o documento desde sua criação até sua extinção — assim, nenhum arquivo será perdido no sistema;
  • workflow: tecnologia focada na organização do procedimento adotado pelo sistema, sempre garantindo que as etapas e prazos sejam cumpridos conforme o planejado.

Quais são os benefícios do GED em relação aos outros programas?

No modelo convencional de gestão de arquivos, usa-se o método ultrapassado de armazenagem em pastas. Além disso, são necessários diversos aplicativos para fazer a leitura de todos os documentos, pois os escritórios e entidades utilizam vários formatos para criar seus documentos.

Isso acarreta burocracias, despesas com contratação de suporte técnico e um enorme gasto de tempo. Entretanto, todos esses problemas são evitados com o uso do GED, uma vez que o sistema foi criado exatamente para tornar todo o trabalho mais ágil, qualificado e econômico.

Esses benefícios possuem grande impacto no ato de comparação de documentos. Ao aumentar a eficiência desse trabalho, você terá um aprimoramento exponencial da produtividade em seu escritório. Portanto, não perca tempo e invista no GED para otimizar seus resultados.

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Edison Fernandes

Edison Fernandes – Sócio
Especialista em TI e Processos de Negócios

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