Como mover a TI do seu escritório de advocacia para a nuvem?

Como mover a TI do seu escritório de advocacia para a nuvem?
Edison Fernandes
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Atualmente, um termo bastante popular é o cloud computing ou, em bom português, computação na nuvem. O motivo de tamanha repercussão está nos benefícios que a ferramenta proporciona para negócios dos mais diversos segmentos. Dentre essas vantagens, podemos citar o aumento na produtividade, a melhoria na qualidade da comunicação e a acessibilidade global de dados.

Os escritórios de advocacia não ficam de fora dessa tendência e já vêm desfrutando de todos esses benefícios. Apesar disso, sabemos que a mudança nem sempre é fácil e, por esse motivo, é importante se planejar para dar os passos certos no momento de transição.

A seguir, você conhecerá cinco questões importantes a serem consideradas no momento de mover a TI para a nuvem, assim como os cuidados e as melhores práticas que devem fazer parte de todo o processo. Confira!

Faça um diagnóstico

Antes de mais nada, é fundamental que o escritório amplie seus canais de comunicação entre as principais lideranças e os gestores de TI. Assim, o mapeamento dos problemas do seu escritório se torna mais completo.

Entretanto, as necessidades de uma equipe que trabalha com contencioso de massa certamente não são as mesmas da esquipe de societário ou do setor consultivo. Por isso, essa identificação é feita com muito mais precisão quando conta com a colaboração de diferentes profissionais expondo seus pontos de vista.

Liste suas prioridades

Nem todas as aplicações de um escritório precisam estar integradas à nuvem. O diagnóstico abre as portas para que a equipe responsável pela migração dos dados possa listar prioridades.

Essas prioridades servem de ponto de partida para escolher o fornecedor ideal e para ter uma ideia inicial dos custos, o que, por sua vez, facilita a aprovação das medidas pelos sócios e torna possível um planejamento financeiro para o investimento.

Compare os custos

Com base no esboço estabelecido, torna-se possível comparar os custos atuais com a manutenção da infraestrutura interna e os futuros custos com aplicações na computação em nuvem.

Além disso, podemos ter uma ideia dos ganhos reais em disponibilizar o conteúdo 24 horas por dia, deixando essas informações acessíveis a partir de qualquer dispositivo móvel conectado à internet.

Escolha o tipo de serviço na nuvem

Existem três tipos de nuvens: a pública, a privada ou a híbrida. Na nuvem pública, a execução fica a cargo de um terceiro, ou seja, a infraestrutura utilizada pertence a um provedor externo. O cliente precisa apenas acessar a internet e entrar em sua conta.

A nuvem privada se destaca por ter uma possibilidade mais arrojada de segurança. Esse tipo é ideal para escritórios que lidam com informações confidenciais, como causas de família ou empresariais. Além disso, permite maior personalização do serviço.

Já a nuvem híbrida, como o próprio nome sugere, é a mistura da pública e da privada, combinando práticas de ambas as modalidades.

Selecione um fornecedor

A escolha de um fornecedor também é um passo importante para migrar para a nuvem. O escritório deve buscar um verdadeiro parceiro estratégico e não apenas um mero fornecedor de serviços. Afinal, são os dados da empresa, dos funcionários e dos clientes que estão em jogo.

Antes de se comprometer, o ideal é que o escritório faça uma pesquisa criteriosa a respeito da reputação que as empresas têm no mercado. Entrar em contato com clientes da empresa e sondar a satisfação com o serviço talvez seja a melhor forma de avaliar a sua qualidade.

Tome os cuidados básicos

A migração de TI de um escritório de advocacia para uma nuvem é um procedimento que exige alguns cuidados imprescindíveis, sobretudo com relação ao planejamento adotado. Logo abaixo, apresentaremos três pontos que merecem atenção.

Invista em um Software de Gestão para todos os departamentos

Em hipótese alguma, o escritório deve migrar os arquivos para a nuvem de maneira desorganizada, dificultando o acesso dos colaboradores ao conteúdo e, consequentemente, gerando dores de cabeça justamente quando a intenção é simplificar as coisas.

Para contornar esse problema, é necessário implementar um Software de Gestão do Jurídico que auxilie diretamente na rotina jurídica, de modo que a organização e a disponibilização do conteúdo, o cronograma de backup e a facilidade de acesso deixem de ser um obstáculo.

Logicamente, o seu escritório de advocacia possui um departamento administrativo e, para ele, deve ser estabelecida uma solução distinta, ou seja, o produto de software deve fornecer um ambiente exclusivo para a Gestão Administrativa, contendo funcionalidades pertinentes à área.

Contrate um serviço de banda larga de ponta

A computação em nuvem se apoia à Internet para funcionar. Portanto, conexões que gerem problemas de lentidão, oscilações de sinal ou interrupções, acabam por comprometer a qualidade do serviço.

Diante desse fato, é mais do que fundamental fazer um levantamento — de preferência junto à empresa fornecedora — dos requisitos de conexão com a Internet. Dessa forma, tudo poderá funcionar corretamente e, então, será possível analisar se o serviço atual cumpre com as exigências.

Evite que o planejamento resulte em procrastinação

O planejamento continuará sendo o primeiro passo para tomar decisões como essa. Porém, quando se decide planejar minuciosamente, a tendência é que a migração demore muito para acontecer.

Lembre-se de que as vantagens da computação na nuvem podem gerar um enorme impacto ao escritório em aspectos de produtividade, segurança e economia.

O adiamento da migração só prolongará o convívio com os velhos problemas e impedirá que consideráveis ganhos se concretizem.

Siga as melhores práticas para a migração de TI

Há muito tempo, a computação na nuvem deixou de ser uma tendência. Estamos falando de uma tecnologia já adotada por muitas empresas ao redor do mundo, fato que originou o surgimento de melhores práticas para a migração. Conheça três delas a seguir:

Esboce um modelo de governança

Podemos considerar a confecção desse esboço como uma etapa do planejamento que fará notória diferença no futuro. Contudo, você vai se deparar com inúmeros questionamentos até chegar ao ponto ideal. Por exemplo:

  • Quais são as principais funções e responsabilidades das equipes?

  • Que princípios de Segurança da Informação serão aplicados?

  • Quantos serão os usuários? Quem terá acesso a quê?

  • Como o acesso será permitido a cada colaborador?

Ao encontrar as respostas para essas e outras perguntas, você terá em mãos um ótimo esboço do modelo de governança para o escritório e, também, uma política de segurança que vigorará de imediato à migração.

Treine as equipes com antecedência

Garantir que a transição seja feita com menos impacto possível é um objetivo que só pode ser alcançado por meio de treinamentos. Entretanto, a medida vai além de fornecer a capacitação aos colaboradores. É importante contar com integrantes que colaborem para que a migração para a nuvem seja bem recebida por todos.

Assim, o impacto das novidades será minimizado e todos estarão aptos para superar, com maior facilidade, a adaptação que o novo ambiente exigirá.

Prepare os processos internos para a nuvem

Por mais flexíveis que sejam as soluções tecnológicas, é o escritório quem deve se ajustar à nuvem, e não o inverso disso. Implantar, de forma sutil, algumas adaptações nos processos internos é um meio de evitar surpresas após essa migração de TI.

Pronto! Agora, você já sabe o que fazer para mover a TI para a nuvem. Ainda acha que faltou alguma informação? Deixe suas sugestões nos comentários!

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Edison Fernandes

Edison Fernandes – Sócio Especialista em TI e Processos de Negócios

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