Entenda a importância do mapeamento de processos em uma organização

Entenda a importância do mapeamento de processos em uma organização
Katia Wilchinsci
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O mapeamento de processos representa um recurso inteligente para aumentar a produtividade da empresa. Por meio dele, o desafio de manter um fluxo de trabalho organizado, que engloba todas as atividades de maneira clara e objetiva, se torna muito mais fácil. Essa ação permite mais autonomia para administrar um negócio de forma eficiente e pode ser aplicada em qualquer tipo de empresa.

As organizações do setor jurídico, que possuem um grande volume de procedimentos, podem ganhar muito ao adotarem a prática de mapear os processos.

Mas o que é mapeamento de processos?

É uma alternativa usada para identificar e monitorar um conjunto de atividades. Em outras palavras, o mapeamento de processos define de forma organizada como os materiais e insumos são transformados em saídas — ou seja, em produtos ou serviços.

Para mapear, é utilizada a técnica do brainstorming, isto é, a contribuição espontânea de ideias entre membros ou sócios da empresa. As informações são alocadas em uma espécie de fluxograma para facilitar a visualização, a identificação e o monitoramento dos processos.

Qual é a importância do mapeamento de processos?

O mercado está extremamente competitivo. Quem trabalha com prestação de serviços precisa produzir com qualidade, rapidez e eficiência. Conseguir esse resultado é difícil, pois a sequência de atividades de um prestador de serviços nem sempre é visível — tanto para o cliente quanto para o responsável pelo processo.

Com o mapeamento, é possível descrever objetivamente a trajetória de cada passo da organização, delegar os responsáveis pelas etapas, prever os recursos, insumos e mão de obra necessários, conhecer os principais gargalos no sistema da organização e muitas outras coisas que contribuem para otimizar o tempo de trabalho.

Outro motivo para trabalhar com mapeamento é poder identificar as melhorias capazes de promover a eficiência no sistema de análise que influencia a tomada de decisão, bem como fazer o desdobramento dos indicadores de desempenho e implantar as soluções propostas em tempo hábil, antes que se transformem em problemas.

Quais são os benefícios de trabalhar com essa prática?

Quando os processos estão definidos e organizados, os benefícios surgem imediatamente, como podemos ver:

  • A produtividade da equipe aumenta;
  • Os erros e as falhas humanas diminuem consideravelmente ou desaparecem;
  • A comunicação entre os envolvidos de todas as hierarquias da empresa fica muito mais fácil e objetiva;
  • A aprendizagem dos colaboradores sobre a organização se torna muito mais eficiente;
  • O tempo investido no mapeamento de processos representa tempo livre no futuro;
  • O nível de domínio da organização cresce exponencialmente;
  • Fica mais fácil gerenciar a qualidade do atendimento, os prazos e os compromissos;
  • A empresa ganha um enorme diferencial competitivo e isso se reflete na satisfação dos clientes.

É comum surgirem algumas dúvidas na hora de colocar o mapeamento de processos em prática, pois muitas empresas não conhecem profundamente essa técnica a ponto de desenvolvê-la sem ajuda de um profissional capacitado.

Por esse motivo, é recomendável buscar auxílio de quem é especializado na área, para que você possa desenvolver um mapeamento dinâmico e eficiente.

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Katia Wilchinsci

Kátia Wilchinsci - Sócia Advogada especialista em Mapeamento de Processos de Negócios

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