Como implantar controladoria jurídica em seu escritório de advocacia

Como implantar controladoria jurídica em seu escritório de advocacia
Katia Wilchinsci
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A velocidade dos avanços tecnológicos, especialmente os de tecnologia digital e de dados, tem imposto ao operador do Direito o desafio de se manter atualizado. Fax, amontoado de papéis e processo físico de vinte volumes já não fazem parte do dia a dia do advogado, ao menos na maioria das capitais do nosso país.

O presente texto tem como objetivo indicar o passo a passo de mais uma etapa que simplificará a vida dessa classe: implantar controladoria jurídica no escritório de advocacia. Em breve síntese trata-se de um departamento, criado dentro do escritório, que promoverá o gerenciamento e controle do fluxo interno dos processos judiciais e de seus trâmites correspondentes, bem como de controle dos respectivos prazos.

A organização e sistematização do seu escritório racionalizará toda a atividade desenvolvida, desse modo, a exaustão física e mental com demandas burocráticas tem seus dias contados, já o desempenho das atividades técnicas (peticionamento, audiências, sustentações orais, atividade consultiva etc.) será priorizado e otimizado.

Além disso, no âmbito da implantação da controladoria jurídica temos as seguintes vantagens: (i) gestão mais eficaz dos processos; (ii) garantia de elementos de controle/conferência dos atos; (iii) eliminação de retrabalho; (iv) garantia de localização, integridade e acessibilidade às informações; (v) garantia de fluxo ágil e seguro dos documentos; (vi) mais segurança no acompanhamento dos processos; (vii) minimiza os riscos de falhas, perdas de prazos, datas de audiências e extravio de documentos.

Quer saber mais? Listamos os 5 passos mais importantes que devem ser considerados na implantação da controladoria jurídica em seu escritório. Confira!

1. Conheça seu cliente e use estrategicamente as informações extraídas

Tal conhecimento é indispensável, pois o trato com pessoa física e pessoa jurídica é diferenciado e impacta, inclusive, na elaboração de relatórios, relacionamento e gestão de riscos.

2. Eleja um bom software de gestão para o seu escritório

É extremamente importante para a organização e integração dos dados do escritório. Após fazer a escolha que mais se adequa ao perfil do seu escritório, o software gerenciará não apenas os processos e atividades consultivas, mas as agendas, os clientes, os colaboradores, fornecedores e o financeiro. Confere-se qualidade de trabalho e visão sistêmica do negócio.

3. Monte seu time

Você pode selecionar e treinar os colaboradores responsáveis pela controladoria jurídica, mas também pode terceirizar, por exemplo, o departamento de TI, o que gera redução de custos e evita surpresas onerosas.

4. Trace estratégias de acompanhamento de processos

Busque o melhor método para gerir o PUSH (captura de andamentos da internet), planejar o recebimento das intimações dos processos eletrônicos, controlar os prazos processuais, datas de audiências e sustentações orais.

5. Organize e integre todos os dados do escritório

O software de gestão deve ser usado ao máximo, se possível em todas as rotinas do seu escritório, explorando-se todas as funcionalidades.

Se você gostou dessas dicas sobre como implantar controladoria jurídica no seu negócio, aproveite e baixe agora mesmo o nosso Manual da Automatização de Processos, um e-book completo onde você vai descobrir como tornar seu escritório ainda mais eficiente!

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Katia Wilchinsci

Kátia Wilchinsci - Sócia Advogada especialista em Mapeamento de Processos de Negócios

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