Entenda o papel de uma controladoria jurídica em um escritório de advocacia

Entenda o papel de uma controladoria jurídica em um escritório de advocacia
Katia Wilchinsci
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Ter uma controladoria jurídica pode ser um diferencial para alcançar e manter o sucesso do escritório. Isso porque o gerenciamento de um escritório de advocacia envolve diversas funções.

Os advogados precisam cumprir prazos processuais, atender clientes, além de lidar com as outras atividades de administração do negócio. Com tantas responsabilidades, os profissionais podem acabar sobrecarregados. Por isso, contar com o auxílio desse setor no escritório pode ser bastante vantajoso.

Acompanhe este post para entender o papel de uma controladoria jurídica e as vantagens de sua implantação. Leia mais!

Como a controladoria jurídica cria um diferencial competitivo

O advogado tem uma rotina atribulada, com um grande volume de serviços e tarefas, o que exige muita organização do escritório de advocacia. A controladoria jurídica é um departamento, criado dentro do escritório, que centralizará as tarefas burocráticas e administrativas que não exigem conhecimento técnico do advogado, para facilitar os serviços.

Com a implantação desse setor, é possível criar uma vantagem competitiva para o escritório, aumentando a segurança, a eficiência, a qualidade e a agilidade dos serviços realizados, tendo em vista que terá uma pessoa ou equipe para se dedicar a essas tarefas.

Desse modo, é possível utilizar a controladoria jurídica como uma ferramenta para sobrepor barreiras e desafios no setor, refletindo em diversos aspectos do escritório com a melhora na organização e no fluxo de tarefas. Saiba como:

Otimização o tempo dos advogados

As atividades que serão exercidas pelo setor e as que serão mantidas pelos advogados podem variar de acordo com o planejamento de cada escritório, mas, de qualquer forma, garantem a otimização do tempo dos profissionais.

Diversas tarefas poderão ser feitas por outras pessoas, como o acompanhamento de publicações nos Diários Oficiais, cadastro de clientes e processos, realização de cópias de documentos, controle do cumprimento de prazos, contratação de correspondentes jurídicos, organização de documentos físicos e digitais, controle financeiro, dentre outras.

Desse modo, os advogados poderão focar nos trabalhos técnicos para os clientes, como atendimento, elaboração de petições, comparecimento em audiências e reuniões.

Organização processos e documentos

A controladoria também será a responsável pelo lançamento de informações no software jurídico do escritório, se houver, fazendo o cadastramento de clientes, processos, informações e documentos para acesso rápido dos advogados sempre que necessário.

Ainda, esse é o setor encarregado pela organização dos arquivos físicos e digitais do escritório, verificando também quais são necessários manter e quais podem ser descartados, levando para a análise do advogado sempre que necessário.

Esse procedimento é fundamental para garantir que os documentos necessários estarão sempre disponíveis e com fácil localização, evitando o desperdício de tempo procurando e, até mesmo, a perda desses papéis.

Controle da agenda e prazos

A controladoria faz o controle e agendamento de prazos processuais e compromissos, permitindo que sejam organizadas de a para obter o melhor aproveitamento do tempo do advogado e beneficiar os clientes.

O setor será o responsável por lembrar o advogado do prazo, além de cuidar da parte burocrática do cumprimento de despachos, como protocolo de petições, entrega de documentos e cargas processuais.

Nesses casos, o setor organiza o fluxo de trabalho do escritório, buscando o atendimento das necessidades e a conclusão de todas as tarefas pendentes.

Aumento da produtividade

Além de exercer as funções já expostas, a controladoria tem o papel de fazer a análise de resultados do escritório. Utilizando relatórios gerenciais, o setor poderá demonstrar tudo o que está acontecendo, possibilitando a criação de metas e estratégias para buscar o crescimento e melhoria do negócio.

Com base nesses dados, junto às demais vantagens e funções já explicadas, a produtividade do escritório aumenta, devido à maior organização e eficiência dos processos internos, de modo que a redução de custos com procedimentos desnecessários e o aumento da receita do escritório são consequências lógicas dessas mudanças.

Dessa forma, a controladoria jurídica é um setor essencial para garantir o melhor aproveitamento do tempo do escritório de advocacia, melhorando organização das rotinas e documentos e refletindo positivamente no trabalho realizado para os clientes.

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Katia Wilchinsci

Kátia Wilchinsci - Sócia Advogada especialista em Mapeamento de Processos de Negócios

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