Como fazer seu escritório de advocacia crescer com a tecnologia

Como fazer seu escritório de advocacia crescer com a tecnologia
Edison Fernandes
Escrito por

Com a chegada da modernidade a dinâmica de trabalho da sociedade atual sofreu grandes alterações. A inclusão da tecnologia na rotina das empresas passou de um diferencial de luxo para uma necessidade básica.

Nos escritórios de advocacia a realidade de processos e arquivos físicos, documentos, pastas, papéis, etc está quase extinta, e abriu espaço para novas ferramentas como os softwares jurídicos.

Apresentar métodos de trabalhos arcaicos pode não só prejudicar a rotina o local onde você trabalha, como também se tornar um fator negativo de competitividade perante os outros escritórios.

Uma empresa moderna, integrada, otimizada, com segurança de dados e bom funcionamento transmite segurança aos contratantes, o que faz toda a diferença na hora de escolher entre serviços.

A tecnologia se tornou o melhor aliado para os escritórios que buscam um crescimento. A maneira como as ferramentas modificam a rotina apresenta respostas rápidas, e os resultados são promissores. As vantagens incluem:

  • Documentos pré-editados   
  • Sistema de alerta de datas e prazos   
  • Nuvem de armazenamento   
  • Sistema de segurança e acesso restrito   
  • Modulo financeiro

Migre para nuvem

Armazenar todos os dados do escritório em um só lugar faz toda diferença. Você pode acionar os seus documentos e arquivos sempre que precisar, de qualquer lugar e à qualquer hora.

A garantia do acesso imediato de diferentes servidores, só torna mais real a mobilidade do advogado, permitindo a otimização do tempo e a flexibilidade do advogado.    

Abandone as Planilhas  

Ter o controle de processos judiciais por meio de uma planilha pode até atender as necessidades do escritório em um momento inicial. No entanto, se a gama de clientes cresce de maneira significativa, essas planilhas ficam sujeitas a falhas, inseguras e oferecem riscos que podem, e devem, ser evitados.

Por exemplo, além de possuir uma margem para erros muito grande -alguém pode acidentalmente apagar algum dado importante-, essas informações não estão seguras, podendo ser facilmente acessadas e extraviadas.   

Um sistema jurídico consegue lidar muito bem com um grande volume de dados, além de proporcionar maior agilidade e eficiência.  

Automatização de afazeres

Outra grande questão do mercado de trabalho é o tempo gasto na realização de cada tarefa. Um advogado, que se vê na necessidade de lidar com diversas burocracias, não escapa desse tópico, podendo gastar valiosas horas preso em papeladas.

Os modelos de documentos pré-editados garantem a otimização do tempo gasto com a digitalização, formatação, revisão, e armazenamento desses, e garantimos aqui que seja poupado custos com algumas horas extras, já que a automação e a otimização de tarefas manuais findam na agilidade de processos.

Diferenciais como esse permite que tarefas sejam otimizadas e que se ganhe tempo para investir no que realmente importa.

Segurança de dados

Como já dito, ao lidar com dados de processos um escritório tem em mãos informações que exigem cuidados especiais de proteção.

Para a segurança do advogado e dos clientes é necessário investir em uma ferramenta que oferece um bom complexo de segurança, e que possua algum tipo de controle de acesso -dessa forma apenas pessoas autorizadas podem acessar e visualizar as informações ali presentes. Com o software jurídico mais utilizado também há uma garantia da segurança da informação, um campo de dados restrito.  

Domínio sobre prazos

É bastante comum que com a quantidade de prazos e compromissos, que compõe a rotina jurídica, algumas datas sejam confundidas. O problema é que erros com o dia de pagamento de uma taxa, fornecedor, tributo ou empréstimo pode gerar multas e juros altíssimos com os quais o caixa terá que lidar.

Ao software jurídico costuma estar acoplado sistema de alertas que pode evitar que os prazos sejam perdidos por descuido -já que transmite avisos para as datas destacadas-, e o advogado ainda é alertado quanto aos seus processos, audiências, entre outros. Existe inclusive a possibilidade de consulta da agenda de todos os colaboradores, tornando a integração ainda mais real e concreta.

Controle das finanças

Cuidar da administração das finanças de uma empresa não é uma tarefa fácil, e nos escritórios de advocacia é muito comum que essa tarefa seja encarregada a um advogado.

O grande problema é que nem todos os cursos de Direito oferece uma boa base econômica e administrativa para a realização dessa função. Optar por um software jurídico gratuito com um auxiliar de gestão financeira é uma economia de tempo e dinheiro.

Dessa forma afazeres como controle de honorários e despesas, organizar o fluxo de caixa, emitir faturas e outros se tornam muito mais simples. Diferenciais como esse garantem que obrigações como essa sejam otimizadas e tempo seja ganhado para investir no que realmente importa.  

Administração e suporte da TI

A grande questão é que toda tecnologia traz consigo a necessidade de suporte, administração, planejamento e outros. Se mal gerenciadas essas tecnologias podem perder a função de facilitadoras e se tornarem de fato problemas, a exigência é que exista um suporte com serviços de quem realmente entende do assunto.  

Um boa administração garante ao escritório um suporte de todos os dados que são importantes para a empresa. Não se trata apenas de soluções em servidores, antivírus, backup e monitoramento – sendo esses os serviços de mais destaque oferecidos pela TI -, mas utilização de uma solução tecnológica que permita melhorar a organização interna e os métodos de trabalho, indo mais além.

De nada vai adiantar implementar um software de gestão, se você não souber utilizá-lo. Com uma TI estratégica é possível extrair o melhor das ferramentas aplicadas no escritório, sendo assim extrai-se resultados melhores da equipe de advogados em um todo, e da solução de processos.

O judiciário é um campo muito competitivo no Brasil, e o que proporciona que um escritório se destaque perante aos outros é o rendimento dos advogados que o compõe.

Assim como em qualquer outro negócio a melhor forma de aumentar a produtividade é fornecendo aos funcionários as condições certas para que esses atinjam toda sua potência profissional.

Com a melhor ferramenta e o melhor suporte e administração em mãos o advogado pode fazer seu trabalho com o máximo de aproveitamento possível, garantindo não só a satisfação de seu cliente, mas também a imposição do nome do lugar onde trabalha.

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Edison Fernandes

Edison Fernandes – Sócio Especialista em TI e Processos de Negócios

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